SharePoint-এ Labels এবং Policies ব্যবহৃত হয় কনটেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং ডকুমেন্ট রetention-এর জন্য। এগুলি ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্টের জীবনচক্র নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন এবং প্রয়োজনীয় নীতিমালা সেট করে সুরক্ষা নিশ্চিত করতে পারেন। এই প্রক্রিয়াটি বিশেষ করে তথ্য সুরক্ষা, কমপ্লায়েন্স এবং ডেটা রেটেনশন পলিসি নিশ্চিত করতে গুরুত্বপূর্ণ।
Labels কী?
Labels হল মেটাডেটা যা একটি ডকুমেন্ট বা আইটেমকে শ্রেণীবদ্ধ এবং সংগঠিত করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত Retention Labels হিসেবে পরিচিত, যার মাধ্যমে আপনি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে পারেন, অথবা তা নির্দিষ্ট শর্তে মুছে ফেলতে পারেন। Labels একটি ডকুমেন্টের Lifecycle বা জীবনচক্র পরিচালনার জন্য ব্যবহৃত হয়।
Labels এর প্রকার
- Retention Labels: ডকুমেন্টের সংরক্ষণ এবং মুছে ফেলার পলিসি নির্ধারণ করে।
- Sensitivity Labels: ডকুমেন্টের নিরাপত্তা সম্পর্কিত নীতিমালা নির্ধারণ করে, যেমন "Confidential", "Highly Confidential" ইত্যাদি।
- Event-based Labels: ডকুমেন্টটি যখন একটি নির্দিষ্ট ইভেন্টের সাথে সম্পর্কিত হয়, তখন সেই ইভেন্টের উপর ভিত্তি করে মেটাডেটা অ্যাসাইন করা হয়।
Labels কনফিগার করা
SharePoint-এ Labels কনফিগার করার জন্য Microsoft Purview Compliance Portal ব্যবহার করা হয়। এই পোর্টালটি আপনাকে ডেটা রেটেনশন এবং সিকিউরিটি সম্পর্কিত পলিসি কনফিগার করতে সাহায্য করে।
Steps to Create and Configure Labels
- Microsoft Purview Compliance Portal-এ লগইন করুন:
প্রথমে আপনার Microsoft 365 অ্যাকাউন্টে লগইন করুন এবং Compliance Portal এ প্রবেশ করুন। - Information Governance নির্বাচন করুন:
Compliance Portal-এর ড্যাশবোর্ডে, Information Governance নির্বাচন করুন। এখানে আপনি Retention Policies এবং Labels কনফিগার করতে পারবেন। - Retention Labels তৈরি করুন:
- Labels এর মধ্যে Retention নির্বাচন করুন।
- এরপর Create a Label অপশনে ক্লিক করুন।
- লেবেলের নাম, বর্ণনা এবং রেটেনশন পলিসি (যেমন, 1 বছর পর মুছে ফেলা বা 7 বছর পর্যন্ত সংরক্ষণ) নির্বাচন করুন।
- লেবেলের জন্য Actions নির্ধারণ করুন, যেমন মুছে ফেলা বা আর্কাইভ করা।
- Labels Publish করুন:
একবার লেবেল তৈরি হয়ে গেলে, আপনি Publish অপশন নির্বাচন করে এটি আপনার SharePoint সাইট বা লিস্টে অ্যাপ্লাই করতে পারেন।
Policies কী?
Policies হল এমন সেটিংস এবং নীতিমালা যা আপনি SharePoint এবং অন্যান্য Microsoft 365 অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য ব্যবহার করতে পারেন, বিশেষ করে Retention Policies, Data Loss Prevention Policies, এবং Compliance Policies। এগুলি কনটেন্টের সুরক্ষা, রেটেনশন এবং ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করতে ব্যবহৃত হয়।
SharePoint Retention Policies
Retention Policies আপনার SharePoint সাইটের ডকুমেন্ট এবং আইটেমগুলির জন্য কনটেন্টের Retention Duration (ধারাবাহিক সংরক্ষণকাল) নির্ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ডকুমেন্ট নির্দিষ্ট সময়ের জন্য সংরক্ষণ করতে এবং তারপর তা মুছে ফেলতে একটি রিটেনশন পলিসি প্রয়োগ করতে পারেন।
Data Loss Prevention (DLP) Policies
DLP Policies ব্যবহৃত হয় sensitive data (যেমন, কাস্টমার ইনফরমেশন বা পেমেন্ট ডেটা) সুরক্ষিত রাখতে। এগুলি নিশ্চিত করে যে নির্দিষ্ট ডেটা সুরক্ষিতভাবে শেয়ার বা ব্যবহৃত হচ্ছে এবং কোনো অপ্রত্যাশিত লিক (leak) ঘটছে না।
Policies কনফিগার করা
Retention Policies এবং DLP Policies কনফিগার করার জন্য আপনাকে আবার Microsoft Purview Compliance Portal ব্যবহার করতে হবে।
Steps to Create and Configure Retention Policies
- Compliance Portal-এ লগইন করুন:
আপনার Microsoft 365 অ্যাকাউন্টে লগইন করুন এবং Compliance Portal-এ প্রবেশ করুন। - Information Governance নির্বাচন করুন:
ড্যাশবোর্ড থেকে Information Governance নির্বাচন করুন এবং তারপর Retention অপশন নির্বাচন করুন। - Retention Policy তৈরি করুন:
- Create a Policy এ ক্লিক করুন।
- পলিসির নাম, বর্ণনা এবং ডেটা সংরক্ষণের সময়কাল নির্বাচন করুন।
- আপনি যেসব সাইট বা লিস্টের জন্য পলিসি প্রয়োগ করতে চান, তা নির্বাচন করুন।
- আপনি যদি চান যে ডকুমেন্টগুলি নির্দিষ্ট শর্তে মুছে ফেলানো হোক, তবে Delete অপশন চয়ন করুন। অন্যথায়, Archive অপশন ব্যবহার করে এগুলিকে সংরক্ষণ করুন।
- Publish Retention Policy:
পলিসি কনফিগার করার পর, এটি Publish করুন যাতে সাইট এবং ডকুমেন্টগুলিতে প্রয়োগ হয়।
Sensitivity Labels কনফিগার করা
Sensitivity Labels কনফিগার করা ডকুমেন্ট এবং ইমেইল সুরক্ষিত করতে গুরুত্বপূর্ণ। এগুলি ডকুমেন্টের নিরাপত্তা নির্ধারণ করে, যেমন কনফিডেনশিয়াল, হাই সিকিউরিটি বা পাবলিক।
Steps to Create and Configure Sensitivity Labels
- Compliance Portal-এ Sensitivity Labels নির্বাচন করুন:
Microsoft Purview Compliance Portal-এ গিয়ে Information Protection ট্যাব নির্বাচন করুন। - Create a Sensitivity Label:
- নতুন Sensitivity Label তৈরি করুন।
- লেবেলের নাম, বর্ণনা এবং নিরাপত্তা সেটিংস যেমন Encryption বা Watermarking নির্বাচন করুন।
- Publish Sensitivity Label:
সেন্টিভিটি লেবেল তৈরি এবং কনফিগার করার পর, এটি ব্যবহারকারীদের জন্য Publish করুন।
Labels এবং Policies এর ব্যবহার
- Information Governance: সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষিত রাখতে এবং প্রয়োজনীয় তথ্য ম্যানেজমেন্ট নিশ্চিত করতে লেবেল এবং পলিসি ব্যবহার করা হয়।
- Compliance: Retention পলিসি এবং Sensitivity লেবেল ব্যবহার করে ডেটা সুরক্ষা এবং কমপ্লায়েন্স মেনে চলা সহজ হয়।
- Security: ডেটা ক্ষতি প্রতিরোধ (DLP) এবং এনক্রিপশন পলিসি ব্যবহার করে sensitive data সুরক্ষিত রাখা সম্ভব হয়।
সারাংশ
SharePoint-এ Labels এবং Policies কনফিগার করা, ডকুমেন্ট ও কনটেন্ট ম্যানেজমেন্টের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। Retention Labels এবং Sensitivity Labels ডকুমেন্টের নিরাপত্তা, সুরক্ষা এবং জীবনচক্র নিয়ন্ত্রণে সাহায্য করে, যেখানে Retention Policies ডেটা সংরক্ষণ এবং মুছে ফেলার প্রক্রিয়া নির্ধারণ করে। DLP Policies সুরক্ষিত ডেটার লিকিং প্রতিরোধে সহায়তা করে এবং কনটেন্ট ম্যানেজমেন্টকে আরও কার্যকর ও নিরাপদ করে তোলে।
Read more
